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Está conmemoración surgió en el año 2004 en la ciudad de Viena, durante el congreso internacional de Archivos celebrado a instancias del Consejo Internacional de Archivos (CIA). Allí se aprobó una resolución pidiendo a la Organización de Naciones Unidas (ONU) la creación del día Internacional de los Archivos.
Si bien ya se celebraba en algunos países a nivel nacional, recién en 2007 durante su Asamblea General, el CIA estableció el 9 de junio como el Día Internacional de los Archivos, en alusión a la fecha de creación del organismo.La decisión fue tomada con el auspicio de la UNESCO y fue aprobada por la Comisión Ejecutiva del CIA y acogida por la comunidad archivística internacional.
Los archivos son fuentes primarias de información y representan la huella del paso del ser humano en el devenir de la historia hasta nuestros días. A su vez trascienden la naturaleza del soporte en el cual esté registrada la información y son el espacio en el que se resguarda la producción, organización y conservación de las pruebas documentales que ilustran las acciones de individuos, familias, organizaciones y dependencias estatales.
Los archivos son unidades de información que suelen estar poco contempladas desde el punto de vista de la asignación de recursos, aun cuando tienen un real potencial en la vida funcional de cualquier organismo.
La colectividad internacional archivística, formada por numerosos países miembros del CIA, ya han adherido a esta celebración mediante la realización de actividades culturales conmemorativas llevadas adelante por Archivos Nacionales y locales, como parte de sus políticas archivísticas.
En nuestro país, mediante diversas actividades el Archivo General de la Nación, la Asociación Uruguaya de Archivólogos, la academia a través de la Universidad de la República y los archivos de múltiples organizaciones públicas, realizan todos los 9 de junio, actividades educativas, académicas y culturales, para compartir experiencias y documentos valiosos.
Gracias al Día Internacional de los Archivos, podemos:
• Hacer que el público sea consciente de la importancia de los archivos, base de sus derechos y de su identidad;
• Hacer que los responsables de las tomas de decisiones sean conscientes de las ventajas de un buen archivado para una buena administración y para un desarrollo bien diseñado;
• Hacer que el público sea consciente, en los sectores públicos y privados, de la necesidad de conservar los archivos a largo plazo y de facilitar el acceso a ellos;
• Promover y difundir a un público amplio, documentos únicos, extraordinarios y raros conservados en las instituciones de archivos;
• Mejorar la percepción que se tiene acerca de los archivos y aumentar su visibilidad a nivel mundial.
La Dirección Nacional de Aduanas no está ajena a esta temática y los funcionarios que desempeñan tareas en el archivo, con el apoyo de otras áreas de la institución, han realizado diversas acciones.
Las mismas no solo mejoraron considerablemente la eficacia en el Archivo, sino que también han contribuido a facilitar y agilizar el trabajo de los usuarios.
Algunas de las mejoras hasta el momento han sido: la implementación de cajas estandarizadas, la utilización de impresoras multifunción, la compra de una escalera plataforma, el aplicación de un formulario de hoja de transferencia documental y la reducción de los tiempos de desarchivo electrónico de expedientes, pasando de 60 minutos a solamente 5.