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Con la asistencia de más de treinta funcionarios en representación de las administraciones del interior del país y de distintas oficinas de Montevideo, se realizó el miércoles 27 de junio, en el Hotel del Country, de la ciudad de Durazno, el Encuentro Semestral de la Red de Referentes de Comunicación.
El encuentro se estructuró de manera tal que, en la mañana, se realizó una presentación en powerpoint, en la que se informó sobre el estado actual de la red, los factores que sustentan su potencial y la estrategia de acción. Además, en esa parte de la reunión se presentó un protocolo de actuación, que incluye pautas para la recepción y divulgación de la información.
En la tarde, luego de un almuerzo compartido entre los distintos participantes, se pasó a una instancia de presentación de propuestas que apuntaron a potenciar el funcionamiento de la Red y mejorar distintas instancias del funcionamiento institucional. 
A continuación, adjuntamos la lista de participantes: Conrado Cheloni (Fray Bentos), María Fernanda Ulivarry (Biblioteca), Silvia Larrosa (Fiscalización), Rosa Tafernaberry (Artigas), Saúl Pereira (Artigas), Milton Antivero (Fray Bentos), Raúl Gerardo Rodríguez (Paysandú), Carmen Beatriz Dos Santos (Punta del Este), Roberto Acosta (Punta del Este), Alejandra Leal (Rocha), Anjara Sosa (Aduana Montevideo), Mariela Garderes (Recursos Humanos), Alberto Fraga (Contabilidad y Finanzas), Jorge Alonso (Departamento de Técnica – Laboratorio), Juan Carlos Correa (Paysandú), Juan Besil (Salto), Julia Mujica (Inspección), María del Carmen Torres (Inspección), Beatriz López (Recursos Humanos), Olga Reyes (Río Branco), Carolina Guigou (Colonia), Natalia Rivera (Informática), Elías Coronel (Río Branco), Natalia Ferreira (Asuntos Jurídicos y Notariales), Alixon Dayana Antúnez (Aceguá), Marta Elena Rodríguez (Aceguá), Patricia Pérez (Contabilidad y Finanzas), Carlos Ferreira (Fiscalización), Mirna Vico (Nueva Palmira), Enrique Martínez (Coordinación Operativa y Territorial), Marinalda De Souza (Programa de Modernización) y Américo Pírez (Rivera).
Presentación
Durante la primera parte de la presentación, realizada por el consultor en comunicación interna, Roberto Zaquiere, se describió la situación actual de la red, el flujo insuficiente de información circulante y el intercambio de noticias que se considera no llega a ser tan fluido como debiera.
Sobre el potencial de la red, se mencionaron dos ejemplos: en primer lugar, el intercambio de ideas a propósito de la redacción del saludo para fin de año, en el que prácticamente se involucraron todos los miembros de la red, lo que generó entonces un inusual efecto multiplicador.
En segundo lugar, se citó el caso del programa de capacitación Click, cuya difusión a través de la red contribuyó a superar las expectativas creadas en Capacitación respecto a la cantidad de inscriptos. A partir del momento en que esa información llegó a todos los referentes, se disparó exponencialmente la cantidad de funcionarios anotados, lo que llevó a organizar nuevos cursos a distancia, que no estaban previstos a priori.
En ese sentido, se resaltó el carácter de la red como una herramienta abierta y a ser entendida como una verdadera caja de resonancia, en la cual repiquen las ideas, propuestas y sugerencias de los funcionarios sobre distintos avatares de su actividad cotidiana.
Otro capítulo de la presentación estuvo referido a las políticas y estrategias a implementar para desarrollar el intercambio de información. Para ello, se planteó, entre otras posibilidades, apuntar a que cada funcionario sea protagonista de la información, que ésta sea más humanizada y genere mecanismos de intercambio para evitar que coexistan distintas aduanas (Montevideo e interior) cual si fuesen mundos paralelos.
La segunda parte de la presentación, a cargo del consultor nacional en comunicación, Leonardo Trentini, versó sobre el denominado Protocolo de Actuación. Entonces se planteó que hacer y como proceder una vez recibida o enviada una información.
En función de la importancia de cada comunicación, se establecieron tres niveles de trascendencia y urgencia, a saber: Código Verde (tratamiento normal, accionable en las cuatro horas siguientes al envío); Código Amarillo (tratamiento medio, en las dos horas siguientes); y Código Rojo (tratamiento urgente, accionada de inmediato al envío).
También se pautó la necesidad de evaluar el impacto causado por los mensajes emitidos, de manera de efectuar “el cierre” de cada acción informativa.
Según se explicó, no existe, a priori, ningún tema que no se pueda abordar en la Red de Referentes y todos aquellos temas “de preocupación” para los funcionarios deben estar reflejados en la red. Se reiteró que esta herramienta no busca “apuntalar a nadie” y que no opinará al dar información; sólo se abordarán los temas concretos con un criterio de objetividad. La intención es trabajar “del lado de la información”.
Capacitación
En la tarde, la jornada fue abierta con una breve presentación de Fernanda Ulivarry, quien informó a los presentes sobre los planes que tiene en ejecución el sector de Capacitación como forma de contribuir a la formación y mejora profesional de los funcionarios.
En ese marco, se habló sobre los distintos cursos a disposición y sus distintas modalidades (presencial, a distancia -e learning-, Click) y se insistió en que esa información estará siempre disponible en la web de Capacitación.
Por otra parte, se mencionó, entre otros aspectos, los convenios vigentes con instituciones como la Universidad de la República para la instrumentación de cursos y la red de capacitación del Ministerio de Economía y Finanzas, que integra la Aduana.
Asimismo, se señaló que suele haber ofertas de cursos desde la OMA, ALADI, CENNAVE y ADAU, entre otros.
Propuestas
En este capítulo, que se realizó en la tarde -aunque abarcó una pequeña parte de la mañana- algunos de los referentes aludieron a la necesidad de contar con un referente en cada sección para aclarar dudas o pedir información sobre determinados temas.
Las propuestas sugeridas en la presentación fueron: la creación de un blog; el aporte de contenidos, comenzar a incluir las ideas y propuestas en el link Red de Referentes dentro de la Intranet institucional; instituir un buzón de sugerencias; sugerir eventos para conmemorar el Día del Funcionario en las distintas administraciones; sugerir nombres para Boletín Interno bimensual y posibles funcionarios a entrevistar para esta publicación; establecer calendario mensual de actividades sociales como cumpleaños, casamientos, nacimientos, etc.
Desde allí se disparó el debate y comenzaron a exponerse los planteos que cada referente elevó a este ámbito en nombre de sus compañeros.
Los temas planteados fueron desde conformar un sitio con nombre, referencias de identificación y ubicación de los referentes para apoyar su labor hasta la necesidad de buscar incentivos para la participación masiva de toda la institución.
También se plantearon la realización de un sistema de higiene laboral, la implementación de políticas tendientes a mejorar el ambiente laboral y hasta la posibilidad del reciclado de papel que podría utilizarse con fines solidarios.
Se propuso, asimismo, la generación de “campañas de concientización ambiental”, la inclusión de la Aduana en los paseos del Día del Patrimonio, lo que estuvo en línea con la propuesta de otros dos Referentes de crear un Museo de la Aduana.
También los referentes propusieron que grupos de referentes se trasladen a las distintas administraciones para contar a los compañeros en que consiste el trabajo de la red, como forma de combatir la falta de participación y el desinterés en la información.
Se informó que todavía existen puestos de trabajo que no cuentan con elementos informáticos (La Coronilla) y que paliativos se pueden y deben buscar.
Estuvo presente también el tema de los Uniformes, la Reestructura Organizativa (la necesidad de tener más detalles concretos de los beneficios), los Incentivos por Mejor Desempeño y de la carrera funcional.
Finalmente se recordó la necesidad de revitalizar la Red, aumentar el flujo de información circulante, fomentar la retroalimentación, la importancia de buscar el nivel de impacto de cada una de las acciones con los funcionarios de la institución, fortalecer los vínculos a la interna y exterior, que las acciones tengan continuidad y reflejar las necesidades e intereses de todos.
La próxima reunión de trabajo y evaluación de la Red de Referentes de Comunicación está prevista para el mes de diciembre del presente año.
